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RIMBORSI SPESA NELLE TRASFERTE DEL PROFESSIONISTA: ANALISI DI TIPOLOGIE

Viene applicato un regime diverso a seconda che si tratti di spese sostenute dal professionista o di spese sostenute direttamente dal cliente (cd. spese prepagate). Entrambe non vanno confuse con le spese sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente. Di seguito si propone un excursus delle varie casistiche con indicazioni per la fatturazione elettronica.

Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dal professionista per lo svolgimento della propria prestazione professionale presentano 2 possibilità di gestione.
1) Le spese possono essere riaddebitate analiticamente al cliente. In tal caso, per il professionista sono integralmente imponibili: concorrono a formare l’onorario professionale e compensano gli oneri sostenuti, che diventano integralmente deducibili dal reddito professionale, come disposto dall’art. 54, c. 5, del TUIR.
2) Le spese possono invece essere riaddebitate forfettariamente al cliente. In tale circostanza sono per il professionista integralmente imponibili; concorrono a formare l’onorario professionale, ma i costi sostenuti sono deducibili dal reddito professionale nel limite del 75% e comunque per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno.
Nella pratica quotidiana può altresì accadere che il professionista sostenga le spese in nome e per conto del cliente. I rimborsi spese documentati, sostenuti in nome e per conto del cliente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Ciò a condizione che si tratti di spese che non costituiscono il mezzo per assolvere l’incarico, ma l’oggetto del mandato stesso, come un pagamento di imposte o di altre somme in nome e per conto del cliente. Sotto l’aspetto formale, inoltre, deve trattarsi di spese sostenute in nome e per conto del cliente, in forza di specifico incarico professionale. In pratica la spesa deve essere documentata e intestata al cliente e la documentazione deve essere allegata o comunque trovarsi in atti depositati presso pubblici uffici.
Esempi – Nello svolgimento dell’attività professionale sono pagate in nome e per conto del cliente imposta di registro, ipotecaria, catastale; imposta di bollo; contributo unificato e C.U.T.; diritti e bolli dovuti alla Camera di Commercio per pratiche varie. Tali spese, per il fatto di essere sostenute in nome e per conto, sono fiscalmente irrilevanti per il professionista.
Ciò significa che il riaddebito al cliente non forma compenso e quindi non sconta la ritenuta d’acconto; non concorre alla formazione della base imponibile per il calcolo della rivalsa previdenziale; non concorre alla formazione della base imponibile Iva.
Con l’art. 3 D.M. 31.10.1974, viene dettata una specifica disciplina per le somme ricevute in deposito, da parte di notai, avvocati, dottori commercialisti ed esperti contabili, a titolo sia di corrispettivo, sia di spese da sostenere in nome e per conto del cliente. Viene infatti prevista la possibilità di differire la fatturazione delle somme in esame fino al 60° giorno successivo alla data di costituzione del deposito. Per usufruire di tale disciplina, occorre che le somme siano ricevute “globalmente e indistintamente” (come richiesto dal richiamato art. 3, D.M. 31.10.1974), vale a dire senza differenziare tra la parte che costituisce compenso e la parte che rappresenta il fondo per sostenere le spese in nome e per conto del cliente. Assumono natura di compensi, e come tali concorrono alla determinazione del reddito professionale, alla scadenza di tale termine (Consiglio nazionale del Notariato 16.12.2005, n. 81/T).
Si pone però il problema se la fattura elettronica, una volta individuata la data di effettuazione dell’operazione, possa essere inviata allo SdI entro gli ulteriori 12 giorni normalmente previsti. Il termine di 60 giorni è già di per sé sufficiente per l’emissione “postuma” del documento rispetto alla data di ricezione del fondo spese. D’altra parte, tutte le volte che il legislatore ha concesso un maggior termine, per esigenze di semplificazione ai fini dell’emissione della fattura, tale termine “assorbe” l’ulteriore differimento di 12 giorni.
Le somme corrisposte al professionista a titolo di rimborso spese inerenti all’attività professionale devono essere assoggettate al medesimo trattamento Iva degli altri compensi. Questo, salvo che si tratti di rimborsi per spese anticipate in nome e per conto del committente, adeguatamente documentate (R.M. 18.6.1980, n. 381960; circ. 58/E/2001).
Spese anticipate in nome e per conto del cliente – I rimborsi riguardanti le spese anticipate dal professionista in nome e per conto del committente, nell’ambito di un mandato con rappresentanza (es. anticipazioni per il pagamento di tasse, diritti, spese postali) sono escluse, come detto, dalla base imponibile Iva ai sensi dell’art. 15, c. 1, n. 3 D.P.R. 633/1972 ove regolarmente documentate. Tali importi possono essere così indicati nella fattura elettronica emessa dal professionista: inserendo in fattura il blocco “DatiBeniServizi con importo spese, descrizione e, al posto dell’aliquota Iva, il codice natura “N1” (“Escluse ex art. 15”); utilizzando il blocco “Altri dati gestionali” (selezionabile nella sezione in cui si inseriscono le descrizioni dei beni/servizi oggetto di cessione/prestazione), ricordandosi poi di aggiungere al valore totale del documento quello delle spese.
Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dal professionista costituiscono spese inerenti all’attività professionale (R.M. 18.06.1980 n. 381960; circ. 58/E/2001) non riconducibili a quelle anticipate “in nome e per conto”, in quanto, nel sostenerle, il soggetto non agisce in sostituzione di alcuno Sono pertanto incluse nella base imponibile IVA (art. 13 D.P.R. 633/1972). Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dal cliente per lo svolgimento dell’incarico professionale non costituiscono compenso per il professionista, che non dovrà riportarle in fattura. Ciò perché “Tutte le spese relative all’esecuzione di un incarico conferito e sostenute direttamente dal committente non costituiscono compensi in natura per il professionista” (art. 54, c. 5, cit). Elemento necessario è che il documento di spesa sia intestato al cliente. Il professionista non sostiene alcun costo, non deduce nulla dal reddito professionale e non deve rifatturare alcunché al cliente.

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